Assistant de direction secteur bâtiment (h/f)

Assistant de direction secteur bâtiment (h/f)

Vous justifiez d’une expérience significative en assistanat de direction, assistanat administratif ou gestion de dossiers techniques.
Vous disposez idéalement de notions en droit du bâtiment, en droit de la construction ou en expertise immobilière, vous permettant de comprendre le vocabulaire technique et juridique associé aux dossiers traités.

Vos compétences et qualités :
- Excellentes capacités rédactionnelles et très bonne maîtrise de l’orthographe.
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook.
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter des délais.
- Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
- Aisance relationnelle et bonne gestion des échanges téléphoniques.
- Discrétion et respect de la confidentialité des dossiers.
- Esprit d’analyse, capacité de synthèse et attention portée aux détails.

Une expérience dans le secteur du bâtiment, auprès d’un expert judiciaire, d’un expert en bâtiment, d’un cabinet d’expertise ou d’un professionnel du droit constituerait un véritable atout.

1. Gestion administrative et organisationnelle
- Assurer le suivi administratif courant de l’entreprise.
- Rédiger, mettre en forme et assurer le suivi des courriers, comptes rendus et documents professionnels.
- Constituer, structurer et mettre à jour les dossiers administratifs.
- Assurer le classement, l’archivage et le suivi des documents.
2. Coordination des équipes et gestion des plannings
- Organiser et optimiser les plannings d’intervention.
- Coordonner les échanges entre les équipes, la direction et les clients.
- Anticiper les contraintes organisationnelles et gérer les éventuels ajustements de planning.
- Veiller au bon déroulement des opérations et au respect des échéances.
3. Gestion de la relation clients
- Assurer l’accueil téléphonique et la gestion des appels entrants.
- Répondre aux demandes des clients et assurer le suivi de leurs dossiers.
- Planifier les rendez-vous et organiser les interventions.
- Garantir une communication professionnelle et un suivi de qualité.
4. Préfacturation et suivi administratif des prestations
- Préparer les éléments nécessaires à la facturation des prestations.
- Contrôler les informations relatives aux interventions réalisées.
- Assurer le suivi des dossiers et des pièces justificatives.
- Veiller à la fiabilité des données transmises pour la facturation.
5. Préparation et rédaction de dossiers d’expertise judiciaire
- Participer à la constitution et à la mise en forme de dossiers d’expertise judiciaire dans le domaine du bâtiment.
- Rédiger et structurer des documents professionnels à partir des éléments techniques communiqués par l’expert.
- Organiser les pièces du dossier : rapports, photographies, courriers, comptes rendus et documents techniques.
- Assurer le suivi des échanges et des échéances liés aux dossiers d’expertise.
- Exploiter des notions de droit du bâtiment afin de faciliter la compréhension, l’organisation et la rédaction des dossiers.