Assistant de gestion (h/f)

Le Groupe DLSI et son agence de Dunkerque2 recrutent pour un de leurs clients, des :

Assistants de gestion (h/f)

- Vous êtes dynamique, sérieux, volontaire, ponctuel et autonome
- Expérience exigée sur un poste similaire
- Utiliser des outils bureautiques (Pack Office)
- Avoir une bonne maitrise de la dactylographie
- Connaitre les normes rédactionnelles
- Gérer administrativement, méthode de classement, archivage
- Connaitre les techniques de numérisation
- Utiliser des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise … )
- Connaitre le droit du travail

Savoir-Être : 
- Avoir l’esprit d’équipe : entraide en cas d’absence d’un salarié administratif 
- Respecter les horaires, disponibilité
- Respecter les consignes de la hiérarchie
- Être autonomie, auto-contrôle 
- Avoir la discrétion professionnelle
- Etablir une bonne gestion du matériel (lutte contre le gaspillage, la casse)

- Gestion de la comptabilité clients : facturation, relances, Factor
- Gestion relation clients
- Suivi bilans d’affaires
- Effectuer journellement la facturation des clients en lien avec les Chargés d’Affaires et Chefs de Chantier, dans les meilleurs délais
- Assurer le suivi de la facturation : relance - recouvrement (téléphone, mails, courriers, …) / Mise en place d’une procédure de relance hebdomadaire avec suivi des litiges et transmission des informations aux Chargés d’Affaires et Chefs de Chantier)
- Assurer l’émission et le suivi des avoirs éventuels 
- Assurer l’envoi des sessions de factures et la gestion de la relation avec le Factor
- Etablir les encours clients pour le Factor
- Mettre en place des outils de contrôle nécessaires pour le suivi de facturation
- Effectuer le bilan des affaires sur logiciel de gestion / Validation commande client
- Gérer et validation des commandes sur les SAP Client
- Enregistrer des factures sur le site du cabinet comptable
- Répondre aux demandes des clients
- Mettre à jour des tableaux de suivi 
- Mettre à jour de la base de données clients 
- Archiver des dossiers et recherche documentaire
Assistance autres postes administratifs :
- Prendre en charge la gestion administrative du personnel par les pointages, le suivi des congés, des absences, la mise à jour des dossiers du personnel, la mise à jour du registre du personnel organique et d’appoint
- Effectuer la préparation paie pour le cabinet comptable 
- Accueillir au téléphone et physiquement 
- Gérer la boîte mail principale et/ou d’un salarié administratif absent 
- Gérer le courrier 
- Rédiger devis, appels d’offres et envoi
- Gérer des dossiers administratifs 
- Effectuer le suivi de la relation clients et les échanges avec les fournisseurs 
- Effectuer des bons de commandes, l’enregistrement des bons de livraison/location 
- Identifier et enregistrer les paiements clients quotidiens 
- Enregistrer des factures fournisseurs 
- Établir des chèques pour les paiements fournisseurs 
- Gérer le planning journalier de chantier